С докладом на эту тему выступила начальник Главного архивного управления Московской области Л.Ю. Кондратова. В 2021 году архивы Московской области продолжили работу в условиях пандемии и, исходя из эпидемиологических условий в регионе. В период стабилизации архивы работали в обычном режиме, при ухудшении эпидемической ситуации частично переходили на дистанционных режим работы, вводили ограничения на физический доступ граждан в читальные залы государственных и муниципальных архивов.
На 2021 год мы в качестве основного направления деятельности архивных учреждений Московской области были следующие: продолжение работы по цифровой трансформации деятельности архивных учреждений Московской области, повышение открытости государственных и муниципальных архивов Московской области и доступности документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов.
В отчетном году благодаря развитию онлайн форматов использования архивных документов удалось обеспечить широкий доступ пользователей к документам Архивного фонда Московской области.
Государственными и муниципальными архивами Московской области в 2021 году исполнено 22675 тематических и 131114 социально-правовых запросов. По сравнению с 2020 годом количество запросов возросло на 12,5 процента.
В читальных залах государственных и муниципальных архивов работало 2073 пользователя, что на 16,5 процента ниже показателей 2020 года, при этом количество посещений возросло на 17 процентов и составило 4596.
Продолжилась работа по развитию информационной системы «Архивы Московской области».
В соответствии с распоряжением Главного архивного управления Московской области от 14.01.2021 № 4-р с 18 января 2021 года был открыт удаленный доступ пользователей к электронным образам архивных документов, в том числе временный доступ к электронному фонду пользования в информационной системе «Архивы Московской области».
О востребованности ресурса говорят следующие цифры. За 2021 год количество посещений ИС «Архивы Московской области» составило 85154 сеанса, количество зарегистрированных пользователей за год достигло 34654 человек, приобретено 2313 абонементов, направлено 5811 требований на выдачу дел в читальный зал, оформлено 789 заказов на выдачу цифровых копий архивных документов.
В рамках развития ИС «Архивы Московской области» продолжилась работа по техническому сопровождению системы.
В 2021 году к ней были подключены еще 10 муниципальных архивов (Богородского, Дмитровского городских округов, городских округов Домодедово, Ивантеевка, Кашира, Красноармейск, Лотошино, Мытищи, Озёры, Ступино). Таким образом, с учетом объединения городских округов в настоящее время в информационной системе подключено 2 государственных и 27 муниципальных архивов, что составляет 45 процентов от общего количества муниципальных архивов Московской области.
Проведена разработка новых и модернизация имеющихся модулей для организации работы государственных и муниципальных архивов Московской области. Была изменена логическая структура базы данных ИС «Архивы Московской области» для включения в нее информационных массивов муниципальных архивов; обновлен модуль «Управление правами доступа» для ведения разделов единой базы данных со стороны государственных и муниципальных архивов Московской области.
Был подключен модуль «Муниципальный архив» для ведения своего радела базы данных каждым муниципальным архивом; обновлен модуль «Мониторинг запросов» для обеспечения единой регистрации запросов на выдачу информации в муниципальных архивах и мониторинга их исполнения со стороны Главного архивного управления Московской области; обновлен модуль «Виртуальные выставки».
В ИС «Архивы Московской области» была проведена конвертация цифровых копий метрических книг муниципальных архивов, подключенных к системе, с возможностью оплаты пользователем абонемента через модуль платного доступа к этим документам в личном кабинете.
Создан инструмент автоматической передачи персональных данных пользователей системы в ВИС;
обеспечена возможность автоматической выгрузки данных из СПО ИС «Архивы Московской области» в ПК «Архивный фонд»;
реализован функционал оповещения специалистов о поступивших обращениях в модуль «Личный кабинет» ИС «Архивы Московской области» при работе в фоновом режиме;
разработан функционал передачи запроса из одного архивного учреждения в другое с возможностью автоматического оповещения специалистов о переносе запроса и сохранением статистики;
обеспечено представление путеводителей и Каталога изданий на сайте ИС «Архивы Московской области» и др.
Распоряжением Главного архивного управления Московской области от 26.04.2021 № 36-р было утверждено положение об информационной системе «Архивы Московской области».
Государственными и муниципальными архивами в течение года проведена работа по оцифровке порядка 20 тысяч ед.хр. Всего по состоянию на 1 января 2022 года в государственных архивах Московской области оцифровано 10,3 процента (195 тыс. ед.хр.) от общего объема находящихся на хранении документов, в муниципальных архивах –4,67 процента (171 тыс. ед.хр.).
